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Neue Regeln für die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten in Russland ab 01.01.2022: FAS 27/2021

Neue Regeln für die Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten in Russland ab 01.01.2022: FAS 27/2021

Wir stellen Ihnen den neuen Standard FAS 27/2021 „Dokumente und Dokumentenmanagement in der Buchhaltung“ vor, der durch den Erlass Nr. 62n (07.06.2021, registriert beim Justizministerium) genehmigt wurde.

Der Standard führt neue Definitionen, Klarstellungen und Rechtsnormen ein, die die Ordnung des Dokumentenflusses und die Aufbewahrung der Dokumente von Unternehmen (mit Ausnahme von Haushaltsorganisationen) verändern.

Der neue Standard regelt u.a. das Verfahren zur Unterzeichnung von Buchhaltungsdokumenten, deren Datierung, die Sprache der Dokumente, die Vornahme von Korrekturen und andere Aspekte, die nach der Einführung des Standards für lokale Buchhaltungsabteilungen in Russland obligatorisch sind.

Wir haben für Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen, die durch das neue FAS eingeführt wurden, vorbereitet (eine ausführliche Übersicht ist auf Russisch unter dem folgenden Link verfügbar).

Eine gesonderte Berücksichtigung durch ausländische Unternehmen, die in Russland tätig sind, verdient allerdings der Paragraph 25 des Standards:

„Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen

Ein Wirtschaftssubjekt ist verpflichtet, Buchhaltungsunterlagen sowie die in diesen Unterlagen enthaltenen Daten aufzubewahren und Datenbanken mit diesen Daten auf dem Territorium der Russischen Föderation anzulegen.

Falls die Gesetzgebung oder die Regeln des Landes - des Geschäftssitzes außerhalb der Russischen Föderation - die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen auf dem Territorium dieses Landes vorschreiben, sollte diese Aufbewahrung gewährleistet werden

Der Punkt über die Notwendigkeit der Aufbewahrung von Buchhaltungsregistern auf dem Territorium der Russischen Föderation wirft die viele Fragen für ausländische Unternehmen auf.

Viele internationale Unternehmen (vor allem solche, die SAP, Navision und andere internationale ERP- bzw. Buchhaltungssysteme verwenden) nutzen oft Server außerhalb Russlands, ggf. auch gemeinsam innerhalb der, so dass die Anforderung, die Register (auch) in Russland zu speichern, erhebliche strukturelle Änderungen nach sich ziehen würde.

Im Moment gibt es jedoch keinen direkten Hinweis im Standard (Paragraph 25), ob die primären Buchhaltungsregister in Russland aufbewahrt werden sollen oder ob es ausreicht, die Aufbewahrung einer Kopie der Register sicherzustellen, um die Anforderungen des neuen FAS zu erfüllen.

In diesem Zusammenhang werden derzeit kollektive Appelle von internationalen Wirtschaftsverbänden an das Finanzministerium mit der Bitte um die notwendigen Klarstellungen erarbeitet.

Wir beobachten die Situation genau und werden Sie gerne auf dem Laufenden halten, sobald weitere Informationen verfügbar sind.

 Wir freuen uns Ihre Fragen zu beantworten!